Vrijwilligersfeedback Inzetten Voor Beter Vrijwilligersmanagement

Waar zou je organisatie zijn zonder je vrijwilligers? Deze mensen die vrijblijvend hun tijd, energie en zorg wijden aan de missie van je organisatie zijn de sleutel tot succes voor jouw organisatie. Een geweldige manier voor vrijwilligersorganisaties om hun waardering voor hun vrijwilligers te tonen is het verzamelen en implementeren van hun feedback.   

Een succesvol vrijwilligersprogramma levert ervaringen op die zowel de organisatie als vrijwilligers verder brengen. Een beginnende fotograaf kan bijvoorbeeld zijn portfolio opleuken door foto’s te maken van een evenement dat jij organiseert. Op die manier helpen jullie elkaar! Helaas is niet elke match zo vanzelfsprekend als dit. Om je (potentiële) vrijwilligers zo goed mogelijk in te blijven zetten moet je weten wat er speelt en wat het meest aansluit bij hun wensen.

In dit artikel bespreken we hoe belangrijk het is om te luisteren naar je vrijwilligers, hoe je hun feedback kunt gebruiken om je organisatie te verbeteren en geven we tips over hoe je deze ideeën kunt verzamelen en kunt gebruiken.

Voordelen van vrijwilligersfeedback

Met het verzamelen van feedback leg jij de fundering voor een sterke, langdurige relatie met je vrijwilligers. Wanneer vrijwilligers voelen dat hun opinies op waarde worden geschat, is het waarschijnlijker dat ze door blijven gaan met hun inspanningen. Door feedback te verzamelen en te integreren, kunnen organisaties:

• Meer vrijwilligers werven: Door actief op zoek te gaan naar feedback en het ook te integreren in je dagelijkse werkzaamheden, laat je zien dat jouw organisatie zichzelf altijd wil verbeteren. Positieve ervaringen die mond-tot-mond gedeeld worden door je huidige vrijwilligers zijn een belangrijke bron van nieuwe vrijwilligers. Deze vrijwilligers zijn er zo zeker van dat ze binnenkomen bij een toegewijde organisatie die ervoor zorgt dat je een fijne en nuttige vrijwilligerservaring beleeft. 
• Bestaande vrijwilligers behouden: Net als de grotere nonprofits als WNF of Oxfam Novib constant om feedback van hun leden vragen om ze betrokken te houden bij de organisatie, zijn gestroomlijnde feedbackprocessen voor vrijwilligers essentieel om hun zorgen te uiten en veranderingen voor te stellen om hun ervaringen te verbeteren. Dit verhoogt niet alleen de tevredenheid onder je huidige vrijwilligers, maar je geeft ze ook het gevoel dat ze erbij horen, waardoor het verloop van vrijwilligers minder is en je zo een stabielere en toegewijdenere vrijwilligerspool bouwt.
• Activiteiten op maat organiseren gebaseerd op de voorkeuren van je vrijwilligers: Als je de voorkeuren en sterke punten van je vrijwilligers kent, kunt je daarop je vrijwilligersactiviteiten aanpassen. Zo dragen vrijwilligers bij aan iets waar ze goed in zijn en waar ze plezier uithalen. Dit verbetert de vrijwilligerservaringen én je haalt de maximale impact uit hun bijdragen. Die combinatie is de sleutel tot succes. Als vrijwilligers het bijvoorbeeld leuk vinden om evenementen te organiseren voor je organisatie, zou je daarop moeten inspelen en ze actief moeten betrekken in de organisatie van je volgende event. Zo helpen jullie elkaar.
• Laat vrijwilligers weten dat hun input serieus wordt genomen: Door te laten zien dat je de gegeven feedback op waarde weet te schatten, toon je aan dat de meningen van je vrijwilligers worden gerespecteerd en dat ze essentieel zijn voor de groei van je organisatie. Deze erkenning geeft een gevoel van voldoening en het gevoel dat je investeert in je vrijwilligers, waardoor deze vrijwilligers betrokken raken. Zo creëer je een positieve feedback loop waar de in- en output nog groter wordt.

Uiteindelijk draait het erom dat vrijwilligers zich gewaardeerd voelen en dat je hun betrokkenheid verzekert voor de lange termijn. Dit doe je door een omgeving te creëren van continue verbetering en het gevoel samen verantwoordelijk te zijn voor het succes van je organisatie. Deze samenwerkende aanpak helpt een wederzijds voordelige relatie te koesteren tussen je organisatie en je vrijwilligers, zodat je vrijwilligers maximale impact kunnen maken op hun community en daarbuiten.

Feedback verzamelen met Deedmob

Feedback verzamelen is eenvoudig als je een Deedmob platform gebruikt. In slechts een paar eenvoudige stappen kun je een feedbackformulier maken voor de vrijwilligers en organisaties op je platform en deze feedback gebruiken om alle bovengenoemde voordelen te benutten. Deze korte handleiding laat zien hoe je feedback verzamelt op een Deedmob platform.

‍

Belangrijkste gebieden voor vrijwilligersfeedback

Nu we weten waarom vrijwilligersfeedback belangrijk is, kunnen we kijken waar vrijwilligers vaak de meeste zorgen ervaren. Door te luisteren naar je vrijwilligerspool in deze cruciale gebieden laat je zien dat je waarde hecht aan de ervaringen van vrijwilligers en dat je deze zo veel mogelijk wil verbeteren.  

Werving

Stuur vragenlijsten uit om meer te weten te komen over motivaties, vaardigheden en specifieke interessegebieden van je vrijwilligers. Dat doe je door bijvoorbeeld de volgende vragen te stellen:

• Wat motiveerde je om vrijwilligerswerk te komen doen bij onze organisatie? 
• Zijn er specifieke vaardigheden die je hoopt aan te leren of te ontwikkelen door middel van vrijwilligerswerk? 
• In welke gebieden of projecten ben je het meest geïnteresseerd? 

Door te begrijpen wat de motivaties en interessegebieden van vrijwilligers zijn, kunnen organisaties hun wervingsinspanningen richten op personen die écht aansluiten bij de missie en waarden van je organisatie. Deze gerichte aanpak vergroot niet alleen de kans dat je een toegewijde vrijwilliger vindt, maar het versterkt ook de effectiviteit van het vrijwilligersteam van je organisatie.

Tevredenheid

Na een vrijwilligersactiviteit is het goed om te peilen of de ervaring voldeed aan de verwachtingen en of ze er iets uit hebben gehaald. Stel daarvoor bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Voldeed de activiteit aan je verwachtingen? Waarom wel of waarom niet? 
• Welke aspecten van je ervaring vond je het fijnst? 
• Zijn er onderdelen waarop we verbeteringen kunnen aanbrengen om je ervaring te verbeteren? 

Het verbeteren van de vrijwilligerservaring is essentieel voor het werven en behouden van vrijwilligers. Tevreden vrijwilligers zijn de beste ambassadeurs voor je organisatie, doordat ze positieve ervaringen delen met anderen en zo potentiële vrijwilligers over de streep kunnen trekken. Een prettige vrijwilligerservaring draagt ook bij aan het behouden van vrijwilligers, aangezien tevreden vrijwilligers je activiteit zien als kernonderdeel van hun leven. Leuk, toch? 

Betrokkenheid

Het is goed om op regelmatige basis feedback te verzamelen over de betrokkenheid van je vrijwilligers om te begrijpen waarom ze je willen ondersteunen en wat ze inspireert om betrokken te blijven. Hier zijn wederom wat potentiële vragen die je kunt stellen:

• Wat motiveert je om betrokken te blijven als vrijwilliger? 
• Zijn er specifieke aspecten van de vrijwilligerservaring die je inspireren om betrokken te blijven?
• Hoe kunnen we je betrokkener maken en je ervaring betekenisvoller maken?

Vrijwilligersbetrokkenheid verhogen is cruciaal om een gecommitteerde en gemotiveerde vrijwilliger te onderhouden. Betrek je vrijwilligers in je besluitvorming, erken hun bijdragen en geef mogelijkheden om door te groeien en te ontwikkelen. Zo houd je ze niet alleen tevreden, maar inspireer je ook je vrijwilligers om hun tijd en inzet te blijven geven.

 Door feedback te verzamelen in deze drie cruciale gebieden, kun je strategisch je wervings-, tevredenheids- en betrokkenheid strategieën verbeteren, waardoor je een effectiever en hechter team van vrijwilligers bouwt.

3 tips voor het verzamelen en implementeren van ideeën van vrijwilligers

Onthoud dat het vooropstellen van de ervaringen van vrijwilligers in elk stadium cruciaal is om hun steun op de lange termijn zeker te stellen. Als je overtuigd bent om nu feedback te gaan verzamelen, maar als je nog niet weet waar je moet beginnen, hebben we hier een aantal tips om direct aan de slag te gaan.

1. Gebruik een online suggestieformulier: Een virtuele ideeënbus biedt geïnteresseerden een snelle, gemakkelijke en anonieme manier om feedback en ideeën in te dienen wanneer ze maar willen. Dit kan gaan over een recente vrijwilligerservaring of een suggestie voor verbetering. Met een platform van Deedmob kun je dit gemakkelijk integreren door een formulier aan te maken op je pagina en de eerder genoemde vragen hierin te stellen.
2. Gebruik vrijwilligersmanagement software: Deze tools verzamelen automatisch specifieke details over iedere vrijwilliger, zoals hun demografie en interesses, en geven je inzicht in de interactie die ze hebben met je organisatie. Bij Deedmob kun je bijvoorbeeld ook bij het aanmaken van een account specifieke vragen stellen, zoals de leeftijd, standplaats, of interesses. Daarnaast gebruiken we met Fathom Analytics een Google Analytics tegenhanger die wél privacy hoog in het vaandel heeft staan. Zo kun jij met een gerust hart specifieke data inzetten om je werkwijze te verbeteren.
3. Identificeer belangrijke gebieden of thema's in de feedback: Hoewel het misschien niet mogelijk is om elke suggestie te behandelen, kun je wel een poging doen door te zoeken naar gelijkenissen of thema’s die vaker voorkomen dan anderen. Zo weet je aan welk thema prioriteit moet worden gegeven. Door belangrijke thema’s te herleiden kunnen organisaties veranderingen maken die aanslaan bij hun vrijwilligers, zodat er een gevoel van verbondenheid ontstaat en vrijwilligers het gevoel hebben dat ze een belangrijke rol hebben in de beslisvoering van het bedrijf. 

Als je deze drie stappen zet, toon je aan dat je organisatie zich constant verbetert en dat je de bijdragen van vrijwilligers écht waardeert. Deze inclusieve aanpak legt de basis voor de betrokkenheid van je vrijwilligers. 

________

Het opbouwen van sterke, langdurige relaties met vrijwilligers hangt af van het streven naar verbetering, het inspelen op de behoeften van vrijwilligers en een gedeeld gevoel van betrokkenheid bij het succes van je organisatie. Doordachte uitingen van dankbaarheid erkennen de onschatbare bijdragen van vrijwilligers en verstevigen een positieve en op samenwerking gerichte relatie.

Door prioriteit te geven aan feedback van vrijwilligers en oprechte waardering uit te spreken, kan je organisatie een toegewijd en gemotiveerd vrijwilligersbestand cultiveren, waardoor het succes van je missie op de lange termijn wordt gewaarborgd.

‍